Implantação do Sistema Eletrônico de Informações

Período de realização: 09/2017 – “sem previsão de finalização”

Público-alvo e abrangência geográfica: Todas as unidades que compõem a Universidade Federal Fluminense são beneficiadas pelo SEI, bem como os professores, técnicos administrativos, alunos, além de usuários externos. Com a adoção em massa do barramento de comunicação por parte dos órgãos da administração pública federal, a abrangência geográfica compreenderá todo o País.

Principais atividades desenvolvidas:
Adesão ao Sistema Eletrônico de Informações:
• Análise das especificidades do SEI;
• Identificação de experiências  de uso do SEI na administração pública federal;
• Decisão sobre a adoção do sistema eletrônico de documentos;
• Envio de Ofício ao Ministério do Planejamento;
• Indicação de membros para composição da Comissão de Implantação do SEI;
• Pré-definição de estratégias para atuação da Comissão de implantação e acompanhamento do SEI;
• Montagem das Ilhas de Digitalização nas unidades protocolizadoras.

Gestão do SEI:
• Publicação da Portaria de criação da Comissão de Implantação do SEI;
• Elaboração do Plano de Trabalho;
• Envio do Plano de Trabalho ao Ministério Público;
• Desenvolvimento dos planos de Gerenciamento de Projeto, Riscos e Qualidade;
• Formalização do Acordo de Cooperação Técnica;
• Visitas às unidades fora da sede da UFF para divulgar o Projeto e o Plano de Trabalho, com o planejamento inicial de implantação;
• Definição de reuniões semanais;
• Implantação do processo piloto;
• Informe ao Ministério do Planejamento;
• Implantação sequencial de processos.

Capacitação:
• Definição de uma subcomissão de capacitação dentro da Comissão SEI/UFF;
• Planejamento das necessidades de capacitação;
• Curso de capacitação ofertado para membros da Comissão;
• Realização de cursos de capacitação.

Mapeamento de processos:
• Definição de uma subcomissão de mapeamento;
• Realização do mapeamento dos processos;
• Otimização dos processos;
• Definição da ordem de prioridade dos processos a serem mapeados;
• Validação do mapeamento para simulação no SEI;
• Homologação dos processos;
• Divulgação dos fluxos dos processos.

Tecnologia da Informação (TI):
• Definição de uma subcomissão de TI;
• Levantamento de informações e especificidades do SEI;
• Apoio à Comissão SEI/UFF no planejamento da implantação do sistema;
• Projeto de Implantação de TI;
• Mensuração, disponibilização, provimento dos recursos computacionais para quatro ambientes do SEI no Datacenter da STI, incluindo: banco de dados; servidores para o sistema SEI ; servidores para o sistema SIP/Memcache, e servidores para a ferramenta Solr;
• Instalação e Configuração;
• Carga de Dados;
• Suporte à operação.

Documentação:
• Definição de uma subcomissão de Documentação;
• Levantamento das tipologias documentais;
• Padronização de documentos utilizados nos processos a serem implantados no SEI;
• Orientação quanto à classificação de documentos;
• Produção de instruções para os processos implantados no SEI;
• Proposição de ações de melhoria para racionalização de documentos a partir do mapeamento de processos;
• Orientação quantos aos procedimentos de autenticação de documentos;
• Elaboração de normas e manuais;
• Levantamento e análise da legislação pertinentes aos processos;
• Publicação e atualização das Normas Internas;
• Assessoria às unidades protocolizadoras;
• Acompanhamento dos trabalhos realizados no SEI nas unidades protocolizadoras.

Comunicação:
• Definição de uma subcomissão de Comunicação;
• Elaboração do plano de comunicação;
• Criação de logo para o projeto;
• Criação do site SEI/UFF;
• Confecção do material de divulgação;
• Notícias sobre implantação do SEI;
• Envio de e-mails;
• Alimentação do site SEI/UFF;
• Disponibilização de conteúdo;
• Assessoria de imprensa.

Contato: Universidade Federal Fluminense | Niterói (RJ)
Germana Fonseca Werneck | Técnica Administrativa
contato.cps.comissao@id.uff.br | (21) 2629-5230

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